A cirurgia bariátrica tem uma das jornadas mais complexas da medicina eletiva. Diferente de uma consulta dermatológica ou um check-up cardiológico, o paciente bariátrico percorre um caminho longo que envolve avaliação multidisciplinar, exames extensos, aprovação de convênio, preparo físico e emocional, o procedimento em si e um acompanhamento pós-operatório que dura anos.
Gerenciar essa jornada com planilhas, agendas de papel e grupos de WhatsApp é uma receita para perder pacientes no meio do caminho. E cada paciente perdido representa não apenas receita que evapora, mas uma pessoa que deixou de receber um tratamento que poderia salvar sua vida.
A Complexidade da Jornada Bariátrica
Nenhuma especialidade médica tem uma jornada tão longa e com tantas dependências quanto a bariátrica. Enquanto um paciente de dermatologia vai do contato à consulta em dias, o paciente bariátrico pode levar de 3 a 12 meses entre o primeiro contato e a cirurgia.
O mapa da jornada completa
A jornada típica de um paciente bariátrico inclui:
- Primeiro contato: paciente pesquisa sobre cirurgia bariátrica no Google ou Instagram e manda mensagem pelo WhatsApp
- Triagem inicial: avaliação de critérios básicos (IMC acima de 40 ou acima de 35 com comorbidades)
- Consulta com cirurgião: avaliação presencial, explicação das técnicas (sleeve, bypass, etc.), solicitação de exames
- Avaliação nutricional: consulta com nutricionista para histórico alimentar e preparo
- Avaliação psicológica: laudo psicológico obrigatório para convênios e pré-operatório
- Avaliação cardiológica: risco cirúrgico e liberação
- Exames laboratoriais: bateria completa de exames pré-operatórios
- Documentação para convênio: montagem do processo com todos os laudos e relatórios
- Autorização do convênio: aguardar aprovação (pode levar de 15 a 60 dias)
- Preparo pré-operatório: dieta líquida, orientações finais, confirmação de data
- Cirurgia: procedimento e internação
- Alta hospitalar: orientações de alimentação e cuidados iniciais
- Acompanhamento pós-operatório: consultas mensais nos primeiros 6 meses, trimestrais até 2 anos
São 13 etapas obrigatórias. Cada uma com prazos, documentos e profissionais diferentes envolvidos. Gerenciar isso sem um sistema dedicado é gerenciar o caos.
Onde os pacientes se perdem
Dados de clínicas bariátricas brasileiras mostram que os maiores pontos de perda são:
- Entre o contato e a primeira consulta (30-40% de perda): demora na resposta e falta de qualificação adequada
- Entre a consulta e o início dos exames (20-25% de perda): paciente desanima com a quantidade de etapas
- Durante a autorização do convênio (15-20% de perda): processo burocrático e demorado sem acompanhamento
- No pós-operatório (30-50% de abandono): paciente para de comparecer às consultas de acompanhamento
Um CRM médico ataca cada um desses pontos com automação, lembretes e visibilidade completa do status de cada paciente.
Pipeline Bariátrico: Configuração Ideal
O pipeline de uma clínica bariátrica em um CRM médico deve refletir a complexidade real da jornada. Não adianta ter 4 etapas genéricas -- são necessárias etapas específicas com critérios claros de movimentação.
Etapas do pipeline
| Etapa | Critério de Entrada | Automação |
|---|---|---|
| Lead | Primeiro contato recebido | Resposta automática com IA, coleta de dados básicos |
| Triagem | Dados iniciais coletados | Verificação de IMC e critérios básicos |
| Consulta Agendada | Critérios básicos atendidos | Confirmação + lembrete automático |
| Em Avaliação | Consulta realizada | Envio de lista de exames e agendamento multidisciplinar |
| Documentação | Laudos sendo coletados | Checklist de documentos com status individual |
| Aguardando Convênio | Processo submetido | Alerta de prazos + follow-up com operadora |
| Aprovado | Convênio autorizado | Agendamento do procedimento + orientações pré-op |
| Pré-operatório | Data marcada | Dieta, exames finais, orientações |
| Procedimento Realizado | Cirurgia feita | Registro de alta e início do pós-operatório |
| Pós-operatório | Em acompanhamento | Agenda de retornos por 2 anos |
Checklist de documentação
Um dos maiores gargalos na bariátrica é a documentação para o convênio. O CRM deve ter um checklist visual mostrando o que já foi entregue e o que falta:
- Laudo do cirurgião com indicação cirúrgica
- Laudo do nutricionista com histórico de tentativas de emagrecimento
- Laudo psicológico com avaliação de aptidão
- Laudo cardiológico com risco cirúrgico
- Exames laboratoriais completos
- Endoscopia digestiva alta
- Ultrassom abdominal
- Avaliação pneumológica (quando necessário)
Quando um documento é entregue, o status atualiza automaticamente. Quando um prazo se aproxima, o paciente recebe lembrete no WhatsApp. Essa visibilidade reduz o tempo total do processo e evita que pacientes desistam por frustração burocrática.
Qualificação do Paciente Bariátrico
A qualificação em bariátrica tem critérios mais objetivos do que em outras especialidades estéticas. Os requisitos médicos são bem definidos:
Critérios de elegibilidade
- IMC ≥ 40: indicação para cirurgia independente de comorbidades
- IMC ≥ 35 com comorbidades: diabetes tipo 2, hipertensão, apneia do sono, dislipidemia
- IMC entre 30 e 35: casos específicos com diabetes tipo 2 de difícil controle (resolução CFM)
- Idade: geralmente entre 18 e 65 anos
- Histórico: tentativas anteriores de emagrecimento documentadas
O concierge de IA no WhatsApp pode coletar essas informações de forma conversacional:
"Oi! Para entendermos melhor seu caso, poderia me contar: qual sua altura e peso atual? Tem alguma condição de saúde como diabetes ou hipertensão?"
Com base nas respostas, o sistema calcula o IMC automaticamente, verifica os critérios e classifica o lead:
- Elegível e motivado: agendar consulta imediata
- Elegível mas indeciso: enviar conteúdo educativo e follow-up
- Não elegível: orientar sobre alternativas (endoscopia bariátrica, tratamento clínico)
Lead scoring adaptado para bariátrica
| Critério | Pontos | Justificativa |
|---|---|---|
| IMC na faixa cirúrgica | +20 | Elegibilidade confirmada |
| Comorbidades associadas | +15 | Urgência médica |
| Convênio aceito pela clínica | +15 | Viabilidade financeira |
| Timeline definido (< 3 meses) | +15 | Motivação ativa |
| Já consultou com outro cirurgião | +10 | Está em fase de decisão |
| Agendou consulta | +30 | Comprometimento |
| Completou exames | +25 | Avanço na jornada |
Gestão da Equipe Multidisciplinar
A bariátrica é uma das poucas especialidades que exige uma equipe multidisciplinar obrigatória. Cirurgião, nutricionista, psicólogo, endocrinologista e cardiologista precisam trabalhar de forma coordenada. Sem um sistema central, essa coordenação acontece via grupos de WhatsApp e encaminhamentos em papel -- ineficiente e propenso a erros.
O CRM como hub da equipe
Com um CRM médico, todos os profissionais acessam o mesmo perfil do paciente:
- O cirurgião vê a avaliação nutricional e psicológica antes da consulta de retorno
- A nutricionista sabe em que etapa do processo o paciente está e adapta a orientação
- O psicólogo tem acesso ao histórico de tentativas de emagrecimento e à motivação do paciente
- O cardiologista recebe os exames pré-operatórios com contexto completo
Cada profissional registra suas observações no mesmo sistema, criando um prontuário integrado que elimina a fragmentação de informações.
Agenda multidisciplinar
O CRM deve permitir agendar consultas com múltiplos profissionais em sequência. O ideal é que o paciente resolva o máximo possível em uma única ida à clínica:
- 08:00 -- Consulta com nutricionista
- 09:00 -- Avaliação psicológica
- 10:00 -- Consulta com cirurgião (retorno com laudos)
A automação de agendamento permite que esse encadeamento aconteça automaticamente, enviando ao paciente as opções de blocos disponíveis.
Acompanhamento Pós-Operatório: A Receita Recorrente Esquecida
O pós-operatório bariátrico dura no mínimo 2 anos. Durante esse período, o paciente precisa de consultas regulares com cirurgião, nutricionista e psicólogo. Para muitas clínicas, esse acompanhamento é uma fonte de receita recorrente que está sendo deixada na mesa.
O problema do abandono pós-operatório
Estudos mostram que até 50% dos pacientes bariátricos abandonam o acompanhamento após 6 meses. As razões são previsíveis:
- Esquecem da consulta de retorno
- Sentem que "já resolveram o problema" com a cirurgia
- Acham que não precisam mais do nutricionista
- Perdem contato com a clínica
O CRM resolve isso com um protocolo automatizado de acompanhamento:
Protocolo pós-operatório automatizado
Mês 1 (semanal):
- Mensagens de orientação sobre alimentação pastosa
- Checklist de sintomas para monitorar
- Agendamento do primeiro retorno
Meses 2-6 (mensal):
- Lembrete de consulta com nutricionista
- Mensagem motivacional com marcos de perda de peso
- Orientações sobre suplementação
Meses 6-12 (trimestral):
- Agendamento de exames de acompanhamento
- Consulta com cirurgião para avaliação
- Reforço sobre importância da continuidade
Meses 12-24 (semestral):
- Check-up anual completo
- Avaliação nutricional
- Suporte psicológico se necessário
Cada etapa é disparada automaticamente pelo CRM. O paciente recebe a mensagem no WhatsApp, confirma ou reagenda, e o sistema atualiza o pipeline. A equipe só intervém quando há algo que exige atenção humana.
Impacto financeiro do pós-operatório
Supondo uma clínica que realiza 10 bariátricas por mês e cada paciente faz 12 consultas de acompanhamento ao longo de 2 anos (com ticket médio de R$ 200 por consulta):
- Sem acompanhamento estruturado: 50% abandonam = 60 consultas perdidas por coorte de pacientes
- Com CRM automatizado: 85% retêm = apenas 18 consultas perdidas
- Receita recuperada por coorte: 42 consultas × R$ 200 = R$ 8.400
- Por ano (120 pacientes): mais de R$ 100.000 em receita recorrente recuperada
E isso sem contar as indicações geradas por pacientes satisfeitos com o acompanhamento.
ROI de um CRM para Clínica Bariátrica
Cenário sem CRM
- Leads mensais: 80
- Taxa de agendamento da primeira consulta: 20% (16 consultas)
- Taxa de conversão consulta → cirurgia: 50% (8 cirurgias)
- Ticket médio (particular): R$ 25.000
- Receita mensal: R$ 200.000
Cenário com CRM médico
- Mesmos leads: 80
- Taxa de agendamento: 50% (40 consultas)
- Taxa de conversão: 55% (22 cirurgias)
- Ticket médio: R$ 25.000
- Receita mensal: R$ 550.000
Diferença: R$ 350.000/mês. A maior parte desse ganho vem da redução de leads perdidos na triagem e na fase de documentação -- exatamente onde a automação faz mais diferença.
Para clínicas que atendem convênio, o ganho principal é a redução do tempo entre a primeira consulta e a cirurgia. Quanto mais rápido o processo, menos pacientes desistem durante a espera burocrática.
Conclusão: Bariátrica Exige um CRM à Altura da Sua Complexidade
A cirurgia bariátrica salva vidas. Mas a complexidade da sua jornada -- com múltiplos profissionais, dezenas de documentos, meses de preparo e anos de acompanhamento -- exige uma ferramenta que esteja à altura desse desafio.
Planilhas, agendas de papel e grupos de WhatsApp não dão conta. Um CRM médico especializado centraliza toda a jornada, automatiza os pontos de contato, integra a equipe multidisciplinar e garante que nenhum paciente se perca no meio do caminho.
Veja também como outras especialidades usam CRM: cirurgia plástica, dermatologia, odontologia e psicologia.
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